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Qualquer pessoa que trabalhe com um fluxo de caixa sabe que acompanhar de perto a movimentação das contas é um dos melhores caminhos para evitar surpresas e ser pego de calças curtas. Para o síndico de condomínio, não é diferente. Estima-se que, em média, cerca de 10% das unidades condominiais apresentem algum tipo de atraso no pagamento das taxas condominiais todos os meses. E, em tempos de crise econômica, bem se sabe que esse número pode ainda ser maior.
Dessa forma, é necessário que algumas medidas sejam tomadas para que o síndico não se depare com o crescimento desses números, tornando inviável a manutenção das atividades rotineiras do local, comprometendo o fundo de reserva ou, ainda, sendo necessário que os demais condôminos sejam obrigados a efetuar pagamentos adicionais para não sofrerem com a interrupção de nenhum serviço. Existem algumas atitudes que podem contribuir para evitar a inadimplência do condomínio. Confira algumas delas:
Facilite o pagamento
Se você aceita apenas uma forma de pagamento, está mais do que na hora de mudar isso. Diversifique as maneiras com as quais você pode receber: boleto, cheque, depósito bancário, vale tudo. Quanto mais formas você tiver, melhor. Também se ofereça para reemitir boletos atualizados com valores de multas ou com novas datas de vencimento. Pense que hoje em dia, por exemplo, não são todas as pessoas que trabalham com cheques, e pagar um boleto vencido em um banco de que o condômino não é correntista pode ser um transtorno que o desmotive a resolver a situação depressa.
Esteja sempre aberto à comunicação
Envie os boletos com a maior antecedência possível, sempre comunique os atrasos com clareza e, se der, dentro ainda do mesmo mês. Na correria do dia a dia, muitas vezes as pessoas acabam deixando para depois o pagamento e acabam se esquecendo, de forma que muitas vezes os atrasos podem ser prontamente resolvidos. Além disso, esteja sempre aberto a negociações: às vezes, receber parcelado é melhor que não receber. Mas não exagere – jamais, por exemplo, perdoe dívidas sem a aprovação da assembleia. Além de parecer favoritismo, pode aborrecer as pessoas que mantêm os pagamentos em dia.
Não deixe acumular dívidas
Seja razoável, mas implacável na cobrança. Não deixe acumular mais de três meses em atraso e, assim que vencido um mês sem pagar, já comece a enviar notificações e a guardar os recibos de aviso. Se mesmo assim o condômino não pagar, já ingresse com o protesto ou com a ação judicial. Isso servirá não só para evitar o acúmulo de valores a receber – o que possivelmente irá dificultar uma negociação – como também irá servir de exemplo para os demais condôminos que estejam considerando evitar o pagamento.
Planeje-se
Como dissemos de início, acompanhar de perto as contas é a melhor forma de evitar situações em que você é pego desprevenido. Pelo menos uma vez por semana verifique a situação dos pagamentos, para que você já possa ir adotando as medidas necessárias, ainda que seja apenas um lembrete informal sobre o vencimento. Isso fará com que você consiga se planejar para trabalhar com o caixa já existente e não acumular meses sem recebimento para acabar tendo que lidar com um estrago muito maior apenas quando faltar dinheiro.
Trabalhe a conscientização dos condôminos
Avisos, lembretes, prestações de contas, quanto mais detalhado e transparente o seu trabalho for, mais as pessoas irão perceber que, na realidade, a falta de pagamento prejudica os serviços prestados a elas próprias. Seja enfático sobre isso nas assembleias e fixe nos quadros de avisos sobre o planejamento financeiro (tome o cuidado de nunca expor o nome de ninguém!). Quanto mais pessoas tiverem ciência que a falta de pagamento prejudica não só o andamento dos serviços em geral, como também o próprio bolso, melhor. Experimente enfatizar que, se a situação continuar dessa forma, a taxa mensal deverá sofrer reajustes. Isso muitas vezes dá bom resultado.
